My Best School

Sebagai salah satu Sekolah Kejuruan di Kediri, SMK PAWYATAN DAHA 2 Kediri berusaha semaksimal mungkin untuk membantu para peserta didik dalam menghadapi persaingan yang semakin keras di Era Global ini. Berlandaskan Iman dan Taqwa,kami maju menghadapi persaingan yang keras. Sukses bersama SMK PAWYATAN DAHA 2 Kediri

Friday 22 October 2010

MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN by. Bu SRI

A. PENGERTIAN KANTOR

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), kantor adalah balai(Gedung,Ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (Perusahaan),tempat bekerja.
Pengertian lainnya, kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personil, dan operasi ketatausahaan untuk membantu pimpinan organisasi.

B. TUJUAN KANTOR
  Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

C. FUNGSI KANTOR
Kantor memiliki beberapa fungsi diantaranya : menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi, dan melindungi aset/harta.

D. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

  1. Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul: "Principle of Business Organization and Operation". Pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.
  2. Menurut George R Terry, dalam bukunya : "Office Management and Control". Manejemen kantor adalah perencanaan pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
  3. Menurut Arthur Granger, dalam bukunya : "National Office Management Asociation Report". Manejemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
  4. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, dalam bukunya " Texbook Office Management". Manejemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu menejemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapanpun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan.
  5. Menurut W H Evans, dalam bukunya : "Administrasi Perkantoran Modern". Mendefinisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan menejemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data komunikasi dan memori organisasi.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.
   1. Kegiatan Kantor meliputi :
a. Perencanaan Perkantoran, meliputi;
  1. Perencanaan Gedung
  2. Tata Ruang Kantor
  3. Penerangan / Cahaya
  4. Ventilasi
  5. Perlengkapan peralatan dan perabot kantor.
  6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
  7. Anggaran perkantoran.
  8. Standar Kualitas Kerja
  9. Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian, meliputi;
  1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan.
  2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan.
  3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Kantor, meliputi;
  1. Penggunaan tekhnik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.
  2. Penggunaan tekhnik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan.
  3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.
  4. Penyatuan Visi dan Misi karyawan dan Organisasi.
  5. Perencanaan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar.
  6. Penggunaan tolok ukur yang adil dalam menerbitkan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan, meliputi;
  1. Penggunaan peralatan kantor dan perabot kantor.
  2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
  3. Kualitas pekerjaan kantor.
  4. Pelayanan pekerjaan kantor.
  5. Waku.
  6. Biaya Perkantoran.
2. Sarana dan Fasilitas kerja perkantoran, meliputi;
a. Lokasi Kantor.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain:
  1. Faktor Keamanan.
  2. Faktor Lingkungan.
  3. Faktor Harga.
b. Gedung.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain;
  1. Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan.
  2. Gedung memiliki fasilitas yang memadai.
  3. Harga gedung yang kompetitif.
c. Peralatan.
Peralatan digolongkan menjadi 2 kelompok:
  1. Perabotan Kantor (Office Furniture). ex.Meja, Kursi, Rak, Laci dsb. yang terbuat dari kayu,besi ataupun bahan lainnya yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor.
  2. Perbekalan Kantor (Office Supplies). ex. Tinta, Kertas, Pena, Penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior.
e. Mesin-mesin Kantor.