haey guys,,,kali ini kita akan membahas tentang hal-hal yang berjkaitan dengan pelajaran Produktif yaitu "Melakukan Prosedur Adminstrasi". Apa aja sih yang dipelajari didalam Bidang Study Tersebut???
hm,,,,nah kali ini kita akan membahas tentang dasar2 melakukan Prosedur Administrasi.
sebelumnya guys...kita harus mengenal Pengertian Dokumen.
A. Pengertian Dokumen
Istilah dokumentasi seringkali digunakan, atau bahkan kadang-kadang juga sering diganti dengan istilah Arsip/Pustaka. Meskipun diantara ketiganya tersebut memiliki Persamaan dan Perbedaan.
1. Persamaan dari Dokumen,Arsip dan Pustaka.
Ketiganya sama-sama berkaitan dengan Warkat/record. Warkat bisa diartikan sebagai Surat/isi Surat. Warkat adalah setiap Informasi tertulis,tercetak/bergambar yang memiliki kegunaan sebagai bahan informmasi dan ingatan bagi Organisasi.
Warkat dapat dikelompokkan menjadi 4 kelompok:
a. Active File/Arsip dinamis Aktif,yaitu warkat yang masih digunakan untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari.
b. Arsip Dinamis In-active,yaitu warkat yang jarang digunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
c. Warkat yan sudah tidak aktif digunakan. dalam penyelenggarakan administrasi organisasi masih dipergunakan sebagai alat pertangungjawaban,bahan penelitian dan sebagai bukti historis. Warkat inilah yang biasa disebut dengan Dokumen.
d. Warkat yang sejenis dikelompokkan menjadi satu kelompok yang biasa disebut dengan Pustaka.
2. Perbedaan dari Dokumen,Arsip dan Pustaka.
>Arsip cenderung dikatakan sebagai Warkat/berkas yang masih belum dipakai dalam proses pekerjaan sehari-hari
>Dokumen cenderung berarti catatan-catatan,yang disimpan sebagai barang bukti.
>Pustaka cederung berati warkat yang telah dijilid.
Dari penelasan diatas erarto bisa disimpulkan bahwa: Dokumen adalah Surat-surat/benda-benda yang berharga,termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dan pada dasarnya baik arsip aktif maupun in-aktif,dokumen dan pustaka adalah warkat. Hanya saja Intensitas penggunaannya dalam pekerjaan sehari-hari saja yang berbeda.
Disamping istilah dokumen,ada istilah dokumentasi yang mempunyai pengertian lain yaitu: Proses pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapat keterangan dan penerangan-penerangan dan bukti atau bisa dikatakan kegiatan dokumentasi adalah:
1. Mencari dan mengumpulkan dokumen.
Menerima Informasi , Memberi informasi, tukar menukar informasi,berlangganan dan membeli dokumen.
2. Mencatat dokumen kedalam buku induk dokumen.
3. Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi.
4. Memproduksi dokumen.
5. Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.
6. Menyimpan dan memelihara dokumen.
Nah guys..... itu tadi adalah pengertian dokumen yang sudah dijelaskan oleh Bu Guru cantik yang kita miliki yaitu beliaua adalah Bu Ristyana Riwayati..... Sekarang Kita akan mempelajari yaitu Jenis-jenis Dokumen.....Okey,,,,siap guys menerima pelajaran kali ini,,,,semangadh ea...^^
Jenis-jenis Dokumen
Dari segi fungsinya,dokumen terdiri atas dua macam:
1. Dokumen Dinamis, yaitu dokumen yang digunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
a. Dokumen dinamis aktif, yaitu dokumen yang dipakai sevara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.
b. Dokumen semi aktif, yaitu dokumen yang penggunaannya sudah menurun.
c. Dokumen In-aktif ,yaitu dokumen yang sudah sangat jarang digunakan.
2. Dokumen Statis,yaitu dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
itu tadi guys,,,,pelajaran dasar yang harus kita ingat dalam materi Melakukan Prosedur Administrasi,,,smoga tulisn dari tangan kami berguna untuk membantu temen-temen yang memerlukan,,,terutama yang Catatannya kurang lengkap,,,,hehehe^^
No comments:
Post a Comment